Die Gefahren von Post Its
Sind Post-Its grundsätzlich schlecht?
Nein, natürlich nicht. Es kommt nur darauf an wie man sie nutzt.
In kreativen Prozessen wie z.B. dem MindMapping sind sie ein tolles Hilfsmittel um Gedanken kurz zu notieren und auf einer großen Wand zu zu ordnen.
Gefährlich wird es, wenn Post Its für Termine oder Aufgaben im Büro verwendet werden.
Mal eben schnell eine Rückruf-Bitte eines Kunden für den Kollegen auf ein PostIt geschrieben und ihm an den Monitor gepinnt.
Stellen Sie sich vor, es ist Sommer das Fenster ist offen und ein kleiner Windstoß lässt das Post It durch das Fenster entschweben. Was sind die Folgen?
- Der Kunde / Interessent erhält keinen Rückruf und ist dementsprechend sauer oder kauft wo anders.
- Der Kollege ist sauer, weil er unverschuldet seine gute Reputation verliert.
- Der Post It Kleber ist sauer, weil er wegen nicht Weitergabe der Rückruf-Bitte noch zusammengefaltet wird.
Sie sehen, wichtige Infos via Post It weiter zu geben, kann gewaltig schief gehen.
Schauen wir uns mal die Probleme mit Post-Its und die Chancen mit einer digitalen Lösung an.
Probleme des PostIt-Managements
- Sie haben den Kopf nicht wirklich frei, da Sie immer wieder Ihre Post Its checken müssen um nichts zu versäumen.
- Kommt ein Post It abhanden, wird die Aufgabe nicht ausgeführt werden, was in der Regel mindestens unangenehm wird.
- Die Post Its sind nur an einer Stelle (nämlich da wo sie hingepinnt sind) verfügbar. Sind Sie aus, aus welchen Gründen auch immer, wo anders, dann sind Sie bezügliche der Post Its nicht handlungsfähig.
Chancen einer Digitalen Lösung
bei einer digitalen Lösung reden wir von einer Aufgabe. Eine Aufgabe kann z.B. ein Rückruf sein, ein Meeting, ein Termin, etwas zu erledigen (mit und ohne Frist) usw. Der wichtigste und entscheidende Punkt ist folgender:
- Es wird nichts vergessen und nichts geht unter.
Die Aufgabe bringt sich zum richtigen Zeitpunkt beim Aufgaben-Zuständigen automatisch in Erinnerung. Auf dem PC, auf dem Smartphone und sogar auf der Smartwatch. - Es ist automatisch dokumentiert und auch später noch nachvollziehbar.
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